Klachtenregeling

Deze klachtenregeling heeft als doel klachten van relaties (intern en extern) van Vechtdal Accountants op een zorgvuldige manier te behandelen.

Indiening en registratie klacht

Voor minder ernstige klachten word je verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met je contactpersoon te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien je klacht juist de contactpersoon betreft kun je ook contact opnemen met een (andere) vennoot van onze organisatie.

Bij ernstige klachten, of indien je de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door jou gewenste resultaat oplevert, kun je de klacht op het bijgevoegde formulier omschrijven en ter attentie van het bestuur van Vechtdal Accountants versturen.

Eventueel kun je de klacht telefonisch doorgeven, waarbij een medewerker van onze organisatie het formulier invult. Je zult dan gevraagd worden het formulier te ondertekenen ter bevestiging dat de klacht juist is omschreven.

Verantwoordelijkheden rond behandeling

Bij schriftelijk ingediende klachten wordt het bestuur van Vechtdal Accountants altijd ingelicht. Het bestuur zal hetzij de klacht zelf behandelen hetzij in ieder geval toezien op de afhandeling ervan. Bij ernstige klachten rond opdrachten wordt een niet bij die opdracht betrokken accountant (indien nodig van buiten onze organisatie) aangewezen als verantwoordelijke voor de behandeling van de klacht.

Dit zal in ieder geval gebeuren bij klachten over onze kwaliteitsbeheersing (aspecten rond integriteit, objectiviteit, geheimhouding, deskundigheid en zorgvuldigheid, en professioneel gedrag) of  bij vaktechnische aspecten.

Klokkenluidersregeling

Ons kantoor zal klachten altijd serieus nemen, en hierin vertrouwelijk en overigens zorgvuldig handelen. Het is onze bedoeling dat zowel personen van buiten het accountantskantoor als interne medewerkers door middel van deze klachtenprocedure vrijuit vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen, het indienen van een klacht zal hun rechtspositie niet schaden.

Verloop behandeling klacht

Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen binnen Vechtdal Accountants zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat je in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke toelichting op de klacht te geven.

Vervolgens zal het bestuur, indien van toepassing in overleg met de externe accountant of andere deskundige(n), besluiten over je klacht, en je van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien je geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld, wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/of andere genoegdoening op zijn plaats is, en of en zo ja welke maatregelen er intern kunnen worden genomen om herhaling van het probleem te voorkomen.

Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt word je ingelicht over de reden van het uitstel, en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn het bestuur wel denkt met een reactie te kunnen komen.

Tot slot

Wij gaan er van uit dat wij de klacht op een voor jou bevredigende wijze kunnen oplossen.

Klachtenformulier